Personvernet er viktig for Profilhuset AS | Office 24, og vi ønsker derfor å fortelle deg som har personopplysninger lagret hos oss hvordan vi tar vare på ditt personvern. Denne personvernerklæringen er gjeldende for alle Office 24 sine medlemsbedrifter, men hver enkelt medlem er selvstendig ansvarlig for dine opplysninger og fungerer som behandlingsansvarlig.
Denne personvernerklæringen har følgende innhold:
Hvilke personopplysninger samler vi inn?
Hvordan samler vi inn personopplysninger?
Hva er formålet med å innhente personopplysninger?
Hvordan blir personopplysninger behandlet hos oss?
Hvilke rettigheter har du som registrert?
Utlevering til tredjepart/cookies
Kontaktinformasjon
1. Hvilke personopplysninger samler vi inn?
I Profilhuset samler vi kun inn nødvendige personopplysninger på deg som kunde eller leverandør. Vi samler inn kun opplysninger som er nødvendig for å kunne opprettholde et slikt profesjonelt forhold, og vi streber etter å minimere innsamlingen. Det vi trenger innhente er følgende:
Fornavn og etternavn
Jobbtittel
Telefonnummer
Epost
Dersom det foreligger særskilt grunn kan det blir samlet inn andre personopplysninger. Dette kan være i forbindelse med produksjon av produkter eller andre nærliggende tjenester, for eksempel vil det i forbindelse med produksjon av profilartikler til en bursdagsfeiring bli samlet inn fødselsdato. I forbindelse med kommunikasjon via epost vil det også bli lagret IP-adresse.
Dersom du søker jobb i en av våre medlemsbedrifter vil det bli samlet inn ytterligere personopplysninger i sammenheng med å vurdere CV eller andre opplysninger i en rekrutteringsfase.
2. Hvordan samler vi inn personopplysninger?
I de fleste tilfeller vil opplysningene bli samlet inn når du som kunde eller leverandør tar kontakt med oss for å inngå en avtale, normalt via telefon eller epost. I noen tilfeller kan opplysningene komme fra vår nettside hvor du fyller inn skjema for å registreres med konto. I andre tilfeller kan opplysningene komme fra visittkort eller via andre kontaktpersoner som anbefaler kontakt.
3. Hva er formålet med å innhente personopplysninger?
Formålet med å innhente personopplysninger er i hovedsak for å kunne gi deg som kunde tilgang til våre produkter og tjenester, og deg som leverandør muligheten til å levere produkter til vårt sortiment. Samtidig vil det være nødvendig å kunne sende deg relevant informasjon i forbindelse med utøvelsen av vårt engasjement eller avtale, samt for å kunne ta kontakt og tilby våre produkter og tjenester.
Grunnlaget for å behandle personopplysningene under dette formålet er definert i Personvernforordningens Artikkel 6 (b) «oppfylle en avtale». Dersom det blir nødvendig å endre formålet med de innhentede opplysningene vil det enten være basert på et annet gyldig behandlingsgrunnlag, herunder eksempelvis et samtykke definert i Artikkel 6 (a).
4. Hvordan blir personopplysninger behandlet hos oss?
Når opplysningene er hentet inn vil de bli registrert i våre følgende datasystem:
Kunderegistersystem (SuperOffice, Visma o.l.)
Kommunikasjonssystem (Outlook, MailChimp o.l.)
Regnskapssystem (Visma, Mamut o.l.)
I anledning både innsamling og lagring vil det bli brukt underleverandører som da behandler opplysningene for oss (databehandler). Denne behandlingen vil følge de krav som følger Personvernforordningen. I noen tilfeller vil personopplysninger bli oversendt til andre leverandører av produkter og tjenester i den hensikt at opplysningene skal brukes til å oppfylle en avtale ? for eksempel mottak av fødselsdato dersom dette skal trykkes på en profilartikkel.
I tillegg til de ovenstående datasystemer kan det i noen tilfeller, ofte midlertidig, bli behandlet personopplysninger i dataprogrammer som MS Excel/Word og deretter lagret i skytjenester som Dropbox eller iCloud.
For din sikkerhet er det viktig at opplysningene ikke havner på avveie. Opplysningene blir derfor behandlet i henhold til anbefalte datasikkerhetskrav, herunder eksempelvis krypteringsstandarder og tilgangskontroll samt policyer for personvern og datasikkerhet.
Personopplysninger blir umiddelbart slettet dersom formål eller behandlingsgrunnlag faller bort, for eksempel hvis en avtale har utgått, du er sluttet hos bedriften du var ansatt eller at du ikke lenger er aktuell i en rekrutteringsprosess.
5. Hvilke rettigheter har du som registrert?
Under Personvernforordningen har du som registrert noen rettigheter i forbindelse med at du er registrert i våre datasystemer. Disse rettighetene er som følger:
Rett til innsyn i hva som er registrert
Rett til å korrigere det som er registrert
Rett til å få slettet det som er registrert («retten til å bli glemt»)
Rett til å få utlevert det som er registrert («dataportabilitet»)
For å utøve disse rettighetene må den aktuelle Gosh medlemsbedrift kontaktes direkte. Bedriften (behandlingsansvarlig) må da sørge for at den ønskede rettigheten blir utført innen 1 måned.
6. Utlevering til tredjepart / cookies
Office24 sine nettsider benytter informasjonskapsler (cookies) for å sørge for at nettsiden fungerer optimalt, for eksempel ved innlogging og plassering av varer i handlekurv. I tillegg benyttes det cookies for å kartlegge hvem som besøker nettsiden og hvordan de bruker den, herunder gjennom Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel og Floodlight. Detaljer som informasjon om enhet, nettleser og lokasjon kan da bli hentet inn.
7. Kontaktinformasjon
Profilhuset AS | Office 24
Bjørnerudveien 12b, 1266 Oslo
Epost: profilhuset@profilhuset.no
Telefon: 23 16 95 50